Aja juhtimine kaasaegses ühiskonnas. Miks inimestel pole piisavalt aega ja kuidas õppida kõigega kursis olema. Põhireeglid ajutise ressursi tõhusaks haldamiseks. Ajajuhtimine on võime kontrollida teatud tegevustele kuluvat aega, hallata seda targalt, analüüsida oma töö tulemuslikkust ja leida täiendavaid ressursse, suurendades seeläbi tootlikkust. Sellised oskused annavad inimesele võimaluse mitte ainult plaanitud tegevustega sammu pidada, vaid teha seda tõhusalt ja lõbutseda. Tead, mis uurib enda või kellegi teise ajaressursi planeerimise ja juhtimise protsessi, nimetatakse ajajuhtimiseks.
Ajajuhtimise vajadus
Aja juhtimise küsimus riiklikul tasandil tõusis ja seda hakati Venemaal tõsiselt uurima juba 1920. aastatel. Pakuti välja erinevaid teooriaid ja meetodeid tegevuse tõhususe suurendamiseks, sealhulgas korraldades iga inimese isiklikku tõhusust.
Kahekümnenda sajandi 70ndatel võeti kasutusele idee, et isiklik ajajuhtimissüsteem peaks põhinema üksikisiku tõhusal mõtlemisel, mida tuleb arendada. Alles 2007. aastal ilmus ühes Moskva ülikoolis ajajuhtimise osakond. Ühest küljest ei ole aeg piiramatu ressurss, seega pole üllatav, et meil sellest sageli puudust on. Kuid teisest küljest on päeva jooksul kõigi jaoks sama aeg. Miks siis mõned suudavad sama hinnaga teha palju rohkem kui teised ja saavad selle tulemusena kõrgema tulemuse? Asi pole tundide arvus, vaid nende kasutamise efektiivsuses.
Paljud inimesed eksivad, arvates, et aja planeerimine on vajalik ainult tööl olevatele juhtidele ja inimestele, kes patoloogiliselt midagi ei tee. Tegelikult peab igaüks õppima oma aja juhtimise kunsti, et olla edukas mitte ainult töös, vaid ka elus. Ajajuhtimise ülesanne ei ole teid mingisse raamistikku ajada. Vastupidi, planeerimine võimaldab teil seda raamistikku laiendada, kuna te ise ei märka, kui palju aega saab õigesti kulutatuna vabastada. Ajajuhtimise teaduse omandamiseks kulub kellegi jaoks mõni nädal ja teise jaoks mitu kuud. Kõik sõltub mitmest tegurist:
- Tahte tugevus … Ilma selle iseloomujooneta on põhimõtteliselt raske mingeid tulemusi saavutada. Seega, kui midagi esimesel korral ei õnnestunud, pole vaja alla anda. Peate välja selgitama, miks see ei õnnestunud, ja tehke seda uuesti.
- Eelnev planeerimisoskus … Kui inimene teab, kuidas mõnda oma tegevust kavandada, näiteks ostlemist, puhkust, ürituste korraldamist, siis peaks ta olema kursis planeerimise põhiprintsiipidega. Sel juhul on tal lihtsam õppida aja juhtimist kui inimesel, kes elab terve elu ekspromptina. Sellegipoolest pole teise kategooria inimeste jaoks midagi võimatu, see võib lihtsalt veidi kauem aega võtta.
- Toetus … Kui tihti teeb inimene ettevõtte heaks midagi: hakkab suitsetama või jätab selle maha, käib jõusaalis, käib kõigil üritustel. Väga oluline on lähedaste toetus. Seega, kui kogu meeskond või kogu pere teeb otsuse ajaplaneerimise kunstist aru saada, saavutatakse tulemus palju kiiremini.
Tabu aja planeerimisel
Enne oma aja juhtimise õppimist peate analüüsima, mis võtab aega 24 tundi. Kui olete vähemalt ühe oma päeva tundide ja minutitega kritseldanud, näete, et enamik väärtuslikku ressurssi on raisatud.
Mõelgem ajajuhtimise peamistele tabudele:
- Pikk uni … Te ei saa kuhugi minna - peate magama, et teil oleks jõudu ülejäänud aega tõhusalt veeta. Tervislik uni on 8 tundi. Kuid enne lõunat magamine on ebamõistlik ajaplaneerimine.
- Telefonivestlused … Telefon säästab ja raiskab teie aega. Ühest küljest saab teavet kiiremini vastu võtta või edastada. Kuid teisest küljest võtab tühi jutt mõnikord suurema osa päevast ära.
- Teleri vaatamine ja mängude mängimine … Loomulikult peate puhkama ja igaüks mõistab selle sõna tähendust omal moel. Järgmise seeria või uue "laskuri" vaatamine ei saa aga uue jõuga laadida ega kasulik olla.
- Halvad harjumused … Inimestel, kellel on ebatervislikud harjumused, näiteks suitsetamine, kulub päeva jooksul suitsupauside tegemiseks palju aega. Tundub, et tassi kohvi joomine või suitsetamine on 2-3 minuti küsimus, kuid meie päev koosneb nendest minutitest.
Igaüks võib leida oma rutiinist veel mõned punktid, kus ta oma aega veedab, ja proovida neid oma elust eemaldada või vähemalt vähendada. Mida varem inimene sellest aru saab, seda kiiremini õpib ta oma aega targalt hindama ja kulutama.
Nõuanne! Möödunud aega pole vaja kahetseda. See on täiesti kasutu harjutus, kuna see ei tule tagasi. Nüüdsest on parem õppida mitte lubama selle kasutut raiskamist.
Ajajuhtimise õpetamise tunnused
On mitmeid tehnikaid, mis õpetavad ajajuhtimise põhitõdesid. Internetist leiate selle teema kohta palju temaatilist teavet. Kuid parem on, kui professionaal jagab teiega saladusi. Suurenenud nõudlus selle teema uurimise järele loob pakkumise. Ja tänapäeval trükitakse meie riigis kirjandust suurtes kogustes ja korraldatakse erinevaid ajajuhtimise alaseid koolitusi.
Koolitus on üks õpetamismeetoditest, mis võimaldab omandada vajalikud teadmised, oskused ja võimed läbi otsese praktilise koolituse. Selle tohutu eelis on see, et õpilane mitte ainult ei taju mis tahes avaldatud teavet, vaid saab saadud teadmisi kohe ka praktikas rakendada. Treeneriga ja mõttekaaslaste rühmaga suheldakse otse.
Hoolimata asjaolust, et ajajuhtimise aluspõhimõtted on samad, saab koolitusi struktureerida erinevalt. Iga koolitaja määrab ise, kuidas on tal lihtsam oma kogemusi koolitatud publikule edastada. Ajajuhtimise klassid pakuvad mitmeid reegleid või tegevusi, mida tuleks järgida, et aidata arendada aja juhtimise võimet.
Kuid peate mõistma, et reis koolitusele ise, isegi kui seda viib läbi kõrgelt kvalifitseeritud spetsialist, on ilma jõupingutusteta kasutu. Planeerimine, plaanide jagamine olulisteks ja mitte nii olulisteks, kiireloomulisteks ja viivitustega - seda kõike tuleb teha iseseisvalt.
Teine kättesaadavam viis elu ja aja haldamise kohta teabe saamiseks on erialakirjandus. Sellel teemal on kirjutatud palju raamatuid nii välis- kui kodumaiste autorite poolt. Paljud neist on juhtivkoolitajad, nii et saate enne vastaval koolitusel osalemist materjaliga tutvuda. Raamatu eeliseks koolituse ees on madalam hind, võimalus seda sobival ajal lugeda ja uuesti lugeda, märkmeid teha.
Populaarsed raamatud 2016. aastal, mis ütlevad teile, kuidas tõhusalt aega juhtida, on järgmised:
- "Maksimaalne kontsentratsioon". Kirjutas Lucy Joe Palladino;
- "Lihtne viis viivitamise lõpetamiseks." Kirjutas Neil Fiore;
- "Muusa ja koletis". Kirjutas Yana Frank;
- "Essentialism". Kirjutas Greg McKeon;
- "Kuidas asjad korda seada." Kirjutas David Allen;
- Ajasõit. Autor Gleb Arhangelski;
- “365 päeva loomingulist inimest. Päevik ". Kirjutas Yana Frank;
- "Hea aasta. Turundaja nädalaleht ". Postitanud Igor Mann;
- "Kuidas töötada 4 tundi nädalas". Kirjutas Tim Ferris;
- "Kunstiga sammu pidada". Kirjutas Alan Lacaine.
Efektiivse ajajuhtimise põhireeglid
Kui inimene astus esimese sammu, nägi oma aja vale planeerimise probleemi ja soovib selle lähitulevikus lahendada, siis on vaja mõista mõningaid ajajuhtimise saladusi. Järgmised juhised aitavad teil oma aega õigesti juhtida.
"Juhtumite-parasiitide" kõrvaldamine
Väljakutse on analüüsida oma päeva, planeerides selle nii üksikasjalikult kui võimalik. Tuleb kirja panna mitte ainult valminud kasulikud teod. See peaks hõlmama ka lõõgastumist, suhtlemist ja muid tegevusi. Nüüd peate märkima need punktid, mis võivad kahjustamata aega säästa. Need on "parasiitjuhtumid", mis varastavad väärtuslikke minuteid. Kõigi kasutute tegevuste välistamiseks peate analüüsima rohkem kui ühte oma päeva, kuid tulemus ei oota kaua. Nädala kulutamine oma ülesannete loendisse võib tulevikus säästa palju rohkem aega, kui eemaldate oma ajakavast mittevajalikud asjad.
Ajakava koostamine
Kui kõrvaldate oma ajakavast "parasiitjuhtumid", võite alustada ratsionaalset ajaplaneerimist. Edukad inimesed planeerivad pidevalt oma aega, suurendades seeläbi oma tegevuse tootlikkust.
Planeerimist ei tohiks teha oma peas, vaid paberil. Pole tähtis, kas see on nahaga köidetud päevik või lihtne paber. Juhtumid tuleb kirjutada nende tähtsuse järjekorras. Kui päeva jooksul tekib uus ülesanne, tuleks see ka teie plaani sisse kirjutada, võttes arvesse prioriteeti varem kavandatu suhtes. Lõpetatud juhtumid tuleks nimekirjast kustutada. See annab jõudu ja stimuleerib viljakat tegevust.
Planeerimine peaks olema rohkemast vähem. Aasta plaanidest liikuge sujuvalt iga päeva plaanide juurde. Iga ülesande jaoks tuleks määrata konkreetsed tähtajad.
Ajajuhtimise koolitustel soovitavad treenerid peamise suure eesmärgi kehastuseks sageli puu joonistada. Sellest ulatuvad harud on väikesed ülesanded, mis tuleb lahendada teel selle saavutamiseni. Iga haru võib hargneda mitu korda, kuni ülesanded on jagatud väikesteks, selgeteks ja arusaadavateks. Loomulikult ei ole igaks päevaks planeerides puude joonistamine vajalik, kuid oma plaani visualiseerimine on seda väärt. Aja juhtimisel kehtib reegel 10/90. See on sõnastatud järgmiselt: 10% ajast, mille kulutate ülesande planeerimisele, hoiab kokku 90% selle täitmiseks kuluvast ajast.
Tahtejõu ehitamine
Ei piisa sellest, kui õppida, kuidas oma aega õigesti planeerida. On vaja järgida kavandatud plaani. Kuid sageli juhtub, et hommikul ärkasite valusa peaga ega tahtnud harjutusi teha; tuli töölt väsinuna ega käinud kursustel; teie lemmikfilm on teleris ja olete aja kokku leppinud. Päeva korraldamine algab enda organiseerimisest. Kui esialgu on lemmiksaate vaatamisel raske ohverdada, saate seda vaadata, pannes sel ajal köögi telerisse ja valmistades õhtusöögi. Kui sa ei viitsi hommikuti vihmaga vihmaga oma plaanitud jooksu teha, siis võid oma pleieri kaasa võtta ja tuju tõuseb. Planeeritud juhtumitest pole vaja loobuda, tasub otsida kompromissi ja neid mõnuga täita.
Prioriteetide seadmine
Oma aja haldamise kunsti kõige raskem osa on õigesti tähtsustada, tuues esile põhieesmärgi ja teisejärgulised. See võimaldab teil loendis ülesandeid õigesti korraldada.
Olles kindlaks määranud peamised ülesanded, on vaja analüüsida, millised tagajärjed tekivad, kui need on õigeaegselt täidetud või lõpetamata. Kui tõstate peamise asja õigesti esile, näete, et põhiülesande täitmise tähtaegade rikkumisel on tõsised tagajärjed.
Kõige olulisemad ja raskemad asjad on kõige parem teha hommikul. Nendel tundidel on aju puhanud, teadvus puhas, tähelepanu maksimaalselt koondunud. On olukordi, kus ülesande täitmiseks on planeeritud vähem aega, kui tegelikult kulub inimesest sõltumatutel põhjustel. Seega, kui plaanite pärastlõunaks olulisi asju, ei pruugi need õigeks ajaks valmis saada, mille tagajärjel kaasnevad tõsised tagajärjed.
Kõik juhtumid võib tinglikult jagada nelja rühma: kiireloomulised ja olulised; oluline, kuid mitte kiireloomuline; kiireloomuline, kuid mitte oluline; pole kiireloomuline ja mitte eriti oluline. Päevikusse on soovitatav sisestada asjad järgmises järjekorras:
- oluline ja kiireloomuline;
- kiireloomuline, kuid vähem oluline;
- oluline, kuid mitte kiireloomuline;
- muud.
Vastavalt ühele ajajuhtimise reeglile (Pareto reegel 20/80) võib õige prioriseerimine säästa kuni 80% ressurssidest. See on sõnastatud järgmiselt: 20% põhiülesannetele kulutatud tegevustest toob 80% tõhususest; omakorda 80% tähtsusetute ülesannete elluviimiseks kuluvast tegevusest toob vaid 20% tulemusest. See viitab jällegi sellele, et on vaja osata esile tuua olulist ja loobuda ebavajalikust.
Töötingimuste kindlaksmääramine
Aja juhtimise võime arendamiseks peate iga ülesande jaoks määrama selged tähtajad. Vastasel juhul võib seda määramata ajaks edasi lükata. Olles konkreetse tähtaja ülesande täitmiseks, püüab inimene olla õigel ajal. Sellest annab tunnistust õpilaste suurenenud tootlikkus päev enne seanssi, seda näidet tuuakse sageli koolituste ajal. Mõnikord on kasulik selliseid tähtaegu ise määrata, et võimalikult palju keskenduda ülesande täitmisele, mobiliseerida kogu oma potentsiaal. Ärge kasutage tähtaegadega katseid üle. See võib põhjustada ülepinget, jõu kaotust ja muid negatiivseid tagajärgi. Omakorda aitab töö tegemine nii, nagu see tuleb, säästa mitte ainult aega, vaid ka energiat. Kui kõik väiksemad raskused, mis tekivad teel põhieesmärgi poole, lahendatakse nii, nagu need tulevad, siis pole neil aega muutuda lahendamatute probleemide lumepalliks. Kui kõik ülesanded on tehtud, kuid jõud ja aeg võimaldavad lisaülesandega hakkama saada, siis pole vaja seda edasi lükata. Olles täna, homme planeeritud ülesande täitnud, on inimene kindel, et tal on aega kõik järgmisel päeval kavandatud tegevused lõpule viia. Te ei tohiks edasi lükata täna alustatud ja enda jaoks määratud tähtaja jooksul lõpetamata juhtumite lõpetamist. Iga ülesanne lahendatakse kiiremini, kui olete sellele keskendunud. Lükates töö valmimise homsesse aega, sunnib inimene end ümber häälestama ja sellele keskenduma ning see on aeganõudev.
Delegeerimine ja automatiseerimine
Abi pole vaja karta. Pealegi, kui on võimalus usaldada mõne ülesande täitmine teisele isikule, tuleb seda kasutada. Mitte alati ei saa head tulemust saavutada ainult ise. Kasumlikum on kulutada aega teisele isikule ühe ülesande õpetamiseks, kui seda pidevalt ise teha. Eriti kui see ei kuulu peamiste kategooriasse. Seega saab vabanenud aega kulutada tähtsamatele ülesannetele.
Teatud protsesside automatiseerimine mängib tõhusa ajajuhtimise protsessis sama olulist rolli: meiliteatiste automaatne sorteerimine, automaatsed regulaarsed maksed jne. Kõik, mis töötab ilma teie osaluseta, säästab lisaaega.
Täielik puhkus
Peate planeerima mitte ainult oma tööaega, vaid ka puhkust. Lisaks soovitavad paljud eksperdid sellest päevast alustada, et päevikut täita. Ilma korraliku puhkuseta ei saa inimene produktiivselt töötada, seega ei tohi seda edu komponenti unustada.
Mõned inimesed, püüdes võimalikult palju ajas olla, keelavad endale meelega kõik naudingud, püüdes kulutada iga minuti ärile. Selle tulemusena langeb tootlikkus, sest väsinud inimene ei suuda keskenduda ning teha kiireid ja tarku otsuseid.
Puhkus peaks olema täielik. Pere või sõpradega aega veetes peate nautima suhtlemist, mitte mõtlema uutele äriskeemidele või plaanile partneriga kohtuda. Ja see ei aita asja ja kutsub esile lähedaste inimeste rahulolematuse. Kuidas aega hallata - vaadake videot:
Oskus oma aega juhtida võimaldab inimesel olla edukas ja õnnelik. Seetõttu ei ole üleliigne mõista seda kunsti mitte ainult pea, vaid ka koduperenaise jaoks. Erinevates allikates saate tõhusaks ajajuhtimiseks loendada erinevaid meetodeid, tehnikaid ja reegleid, kuid need kõik põhinevad samadel põhimõtetel: pädev planeerimine ja prioriteetide seadmine. Olles omandanud selle teaduse põhitõed, saab igaüks sõnastada oma reeglid elu ja aja juhtimiseks.
